エクセルで伝票管理をするメリットとデメリットとは？
- スキルアップ
- 2022/8/11
- 2023/7/7
顧客数、取引数が少ない場合、または今まで流れで慣れているのでエクセルやスプレッドシートなど、表計算ソフトで納品書や請求書といった帳票などを管理しているところは多いのではないでしょうか。
自分でレイアウト調整や変更など、伝票などのレイアウトも難しい専門知識はなくてもエクセルであれば、自由に帳票が作れたりと便利です。
ですが、継続的な売掛管理などもっと効率化することは可能です。
エクセルで伝票管理するメリットは？
エクセルで伝票管理をするメリットは、昔からなじみのある表計算というソフトを使うことで、難しい専門知識なくても見積書を作ったり、納品書や請求書の伝票を印刷するために活用できるという事です。
簡単な計算式から複雑な計算まで関数を使って実現できるので、手軽に伝票管理ができる所が大きなメリットと言えます。
また取引先マスターなどのシートを作り取引先コードを振って管理すれば、取引先コード入力すれば自動で取引先情報を取得できるようになり、毎月決まった作業を簡素化することもできるようになり便利です。
エクセルで伝票管理するデメリットは？
反対にデメリットは簡単に変更できてしまう故に、エクセルで関数やマクロなど駆使して作った場合、知っている担当者が異動や退職で居なくなった時など、何か変更しようと思っても複雑な計算式や関数がわからずブラックボックス化するのも良くある話です。
複数ファイルで管理していると、どれが最新のデータなのか？また「いついつの請求書を確認したい」など、どのファイルだったか確認に時間がかかることもあり、ファイルの管理面でも煩雑化する可能性が高くなります。
また、データ量が多くなるにしたがって処理が重くなり、ファイルを開くのにも時間が掛かったり、ファイルの破損で開けなくなるなどのトラブルの可能性もついてまわります。
常にトラブルやブラックボックス化にならないように、ファイルのバージョン管理も必要で扱う人数が多くなればなるほどデメリット要素が大きくなっていきます。
脱エクセルで請求管理システムへ
エクセルの伝票管理で限界を感じたら請求管理システムの導入を検討しましょう。
請求管理システムを活用すれば決まった作業を簡素化でき、担当者の負荷も確実に減らせます。
また複数同時共有もできるので、複数人で同時作業することも可能となります。
導入コストも抑えて、Claris FileMakerを使った請求管理システムであれば、エクセルのようにローコードでもカスタマイズができるようになり、使い勝手も良く導入費用が安い請求管理システムがおすすめです。
